Ricevute POS: una semplificazione per imprese e professionisti
Per molti anni, imprese e professionisti hanno dovuto conservare le ricevute cartacee prodotte dai terminali POS per documentare i pagamenti effettuati con carte di credito, debito o prepagate.
L’obbligo comportava difficoltà operative:
- scontrini che scolorivano;
- ricevute smarrite;
- archivi cartacei voluminosi;
- difficoltà nel collegare la ricevuta alla singola operazione;
- duplicazione tra documentazione bancaria e ricevute POS.
Il decreto-legge 19 febbraio 2026, n. 19, ha introdotto una semplificazione importante: le comunicazioni bancarie e la documentazione digitale dell’intermediario possono essere utilizzate in sostituzione delle ricevute cartacee del POS, purché riportino le informazioni relative alle singole operazioni.
Quali documenti possono sostituire la ricevuta POS
Possono essere utilizzati:
- estratti conto bancari;
- comunicazioni periodiche della banca;
- documentazione digitale dell’intermediario finanziario;
- rendicontazioni delle transazioni;
- file o report disponibili nell’area riservata;
- documenti che riportano il dettaglio delle singole operazioni.
Non è sufficiente, quindi, un documento che riporti soltanto il saldo complessivo del conto.
La documentazione deve consentire di ricostruire il pagamento e collegarlo all’operazione effettuata.
Le informazioni necessarie
Il documento bancario o digitale dovrebbe contenere, o rendere ricostruibili:
- data dell’operazione;
- importo;
- valuta;
- identificativo della transazione;
- esercente o beneficiario;
- strumento di pagamento;
- riferimento al conto;
- eventuali storni o rimborsi;
- commissioni;
- valuta di regolamento.
La presenza di queste informazioni consente di dimostrare l’effettivo pagamento anche senza conservare il singolo scontrino cartaceo prodotto dal terminale.
Il termine di conservazione
La documentazione deve essere conservata secondo l’articolo 2220 del Codice civile, quindi per almeno dieci anni.
Il termine decorre dalla data dell’ultima registrazione o dalla chiusura dell’esercizio, secondo la documentazione e l’obbligo cui si fa riferimento.
La semplificazione non elimina quindi l’obbligo di conservazione: cambia il tipo di documento da conservare.
L’impresa può sostituire l’archivio di ricevute cartacee con un sistema digitale strutturato, ma deve garantire:
- integrità;
- leggibilità;
- reperibilità;
- inalterabilità;
- possibilità di esibizione;
- collegamento con la contabilità.
Conservazione digitale
Se l’estratto conto o il report POS viene conservato in formato digitale, è necessario adottare modalità idonee a garantire la conservazione nel tempo.
È opportuno:
- scaricare periodicamente i documenti;
- utilizzare il formato originale;
- evitare di conservare soltanto schermate;
- mantenere la cronologia dei file;
- proteggere l’archivio con sistemi di backup;
- impedire modifiche non autorizzate;
- organizzare i documenti per anno e conto corrente.
Una semplice e-mail contenente un allegato può non essere sufficiente se il documento non è successivamente archiviato in modo ordinato.
Riconciliazione tra POS, banca e contabilità
L’estratto conto bancario può sostituire le ricevute POS, ma la sua utilità aumenta se viene integrato in una procedura di riconciliazione.
L’impresa dovrebbe confrontare:
- transazioni del POS;
- accrediti sul conto corrente;
- fatture emesse;
- corrispettivi telematici;
- rimborsi;
- storni;
- commissioni bancarie;
- scritture contabili.
Questa verifica è particolarmente importante alla luce del collegamento tra POS e registratore telematico.
Un pagamento elettronico non documentato fiscalmente o non riconciliato con un documento commerciale può infatti generare anomalie, anche quando l’importo risulta correttamente accreditato sul conto.
Esempio pratico
Un esercente riceve 200 pagamenti tramite POS durante il mese.
In passato avrebbe potuto conservare le 200 ricevute cartacee. Ora può conservare il report bancario o il documento dell’intermediario che riporta il dettaglio delle operazioni.
Il report deve consentire di verificare:
- data;
- importo;
- identificativo;
- accredito;
- eventuale storno;
- collegamento con la chiusura giornaliera.
La documentazione deve essere archiviata insieme agli altri dati contabili e fiscali del periodo.
Cosa non cambia
La sostituzione della ricevuta POS non modifica:
- l’obbligo di emettere fattura quando previsto;
- l’obbligo di emettere il documento commerciale;
- la memorizzazione dei corrispettivi;
- la trasmissione telematica;
- la registrazione contabile;
- la conservazione delle fatture;
- la riconciliazione degli incassi.
L’estratto conto dimostra il pagamento, ma non sostituisce il documento fiscale che certifica l’operazione.
Come organizzarsi
Una procedura efficace dovrebbe prevedere:
- acquisizione mensile dei report POS;
- scarico degli estratti conto;
- riconciliazione con la contabilità;
- verifica di storni e rimborsi;
- archiviazione per periodo;
- backup;
- controllo degli accessi;
- conservazione decennale.
Conclusioni
L’estratto conto e la documentazione bancaria digitale possono sostituire le ricevute cartacee del POS quando contengono le informazioni relative alle singole operazioni.
La novità riduce gli oneri amministrativi, ma richiede una gestione digitale ordinata e affidabile.
Grazie per l’attenzione.
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