Nel percorso di digitalizzazione del sistema fiscale italiano entra in vigore una nuova modalitĂ di gestione degli incassi per le attivitĂ commerciali: il collegamento tra POS e registratori telematici. Ne parliamo anche nei nostri precedenti articoli: Integrazione POS e certificazione fiscale e Integrazione tra POS e registratori telematici: cosa cambia dal 2026.
L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato una guida operativa che spiega come funzionerĂ questa integrazione tra strumenti di pagamento elettronico e sistemi di certificazione dei corrispettivi: l’obiettivo è rendere piĂą semplice la gestione delle vendite per gli esercenti e, allo stesso tempo, migliorare la tracciabilitĂ delle operazioni. In questo articolo approfondiamo l’argomento per dare informazioni utili alle imprese.
Cosa sono i POS e registratori telematici
Per comprendere la novità è utile chiarire il ruolo dei due strumenti coinvolti.
Il POS (Point of Sale) è il dispositivo che consente di accettare pagamenti elettronici tramite carte, smartphone o altri strumenti digitali.
Il Registratore Telematico (RT) è invece il dispositivo che memorizza e trasmette all’Agenzia delle Entrate i corrispettivi giornalieri, cioè gli incassi derivanti dalle vendite al dettaglio.
Oggi questi strumenti funzionano spesso in modo separato ma con il nuovo sistema saranno collegati tra loro.
Come funziona il collegamento POS-registratore
Il principio alla base della nuova procedura è l’interoperabilità tra i dispositivi, pertanto quando il cliente effettua un pagamento elettronico tramite POS:
- il pagamento viene registrato dal terminale
- il registratore telematico riceve automaticamente l’informazione
- viene generato e chiuso il documento commerciale
In pratica l’importo pagato non deve più essere digitato manualmente sul POS dall’operatore.
Questo riduce il rischio di:
- errori di digitazione
- incongruenze tra incassi e corrispettivi
- omissioni involontarie
Perché viene introdotto questo sistema
Il collegamento tra POS e registratore telematico risponde a due obiettivi principali.
Semplificazione per gli esercenti: il sistema automatizza alcune operazioni quotidiane alla cassa, riducendo passaggi manuali e possibili errori.
Maggiore tracciabilitĂ dei pagamenti: il collegamento diretto tra incasso elettronico e documento commerciale consente una corrispondenza immediata tra pagamento e registrazione fiscale.
Chi è interessato dalla novitĂ
L’obbligo riguarda gli esercenti che effettuano vendite al dettaglio o attivitĂ assimilate, cioè le operazioni di “commercio al minuto e attivitĂ assimilate1“.
Sono coinvolte quindi molte attivitĂ , tra cui:
- negozi
- bar e ristoranti
- attivitĂ commerciali al dettaglio
- professionisti che utilizzano il documento commerciale
L’obbligo si applica quando l’esercente accetta pagamenti elettronici.
Quali dispositivi sono coinvolti
La guida dell’Agenzia delle Entrate chiarisce che il collegamento riguarda diversi strumenti di pagamento, tra questi possiamo identificare:
Strumenti di pagamento:
- POS tradizionali
- SoftPOS (app di pagamento su smartphone)
- terminali virtuali
- gateway di pagamento per e-commerce
Strumenti per la certificazione dei corrispettivi:
- procedura web “Documento commerciale online” del portale Fatture e Corrispettivi
- Registratori Telematici (RT)
- Server RT
Il collegamento: in cosa consiste e come effettuarlo
Un aspetto importante riguarda la modalità tecnica del collegamento: non è necessario collegare POS e registratore tramite cavi o hardware.
Il collegamento è logico e amministrativo: consiste nell’associare, nel sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate, l’identificativo del POS alla matricola del registratore telematico utilizzato nel punto vendita.
L’operazione deve essere effettuata attraverso il portale Fatture e Corrispettivi e l’esercente può procedere direttamente oppure tramite un intermediario delegato (ad esempio noi di I’M IMPRESA).
I passaggi principali sono:
- accesso al portale con SPID, CIE o CNS
- apertura della sezione Corrispettivi
- utilizzo della funzione Gestisci collegamenti
- selezione del Registratore Telematico
- associazione del POS tramite identificativo univoco
- conferma dell’operazione e download della ricevuta
Quando entra in vigore l’obbligo
L’obbligo di collegamento tra POS e registratore telematico decorre dal 1° gennaio 2026 e per i dispositivi già in uso a inizio anno è previsto un periodo iniziale di adeguamento.
L’associazione tra POS e registratore deve essere effettuata entro 45 giorni dalla disponibilità della procedura online, prevista per i primi mesi del 2026.
Per i nuovi dispositivi attivati successivamente, il collegamento dovrĂ essere registrato entro termini specifici stabiliti dalla guida operativa.
Alcuni casi di esclusione
Non tutti i POS sono soggetti all’obbligo di collegamento: sono esclusi, ad esempio, i POS utilizzati esclusivamente per:
- distributori automatici
- carburanti
- ricariche di veicoli elettrici
Inoltre, se un’attività emette sempre fattura elettronica per ogni operazione, senza utilizzare il documento commerciale, non è obbligata al collegamento POS-RT.
Le sanzioni previste
Il mancato collegamento tra POS e registratore telematico viene considerato una violazione rilevante e le sanzioni previste sono:
- da 1.000 a 4.000 euro
- possibile sospensione dell’attività da 15 giorni fino a 6 mesi in caso di violazioni gravi o ripetute
Per questo motivo è importante verificare per tempo la compatibilitĂ dei dispositivi utilizzati e le modalitĂ di collegamento. Ricordati che la consulenza e l’assistenza continua specialistica per la tua azienda è fondamentale per far si che la tua impresa operi con chiarezza e tranquillitĂ .
Grazie per l’attenzione.
- Articolo 22 – Decreto del Presidente della Repubblica del 26/10/1972 n. 633 ↩︎
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