Premessa: perché cambiano le regole sulle trasferte
Le spese di trasferta e missione dei lavoratori dipendenti rappresentano da sempre un elemento importante sotto il profilo fiscale, sia per le aziende sia per i lavoratori. Proprio per ridurre incertezze applicative e rafforzare i controlli, il legislatore è intervenuto più volte negli ultimi anni, introducendo nuove regole su documentazione e tracciabilità dei pagamenti.
Con la Circolare n. 15 del 22 dicembre 2025, l’Agenzia delle Entrate ha fornito le istruzioni operative per coordinare le novità introdotte dal D.lgs. n. 192/2024, dalla legge di Bilancio 2025 (legge n. 207/2024) e dal D.L. n. 84/2025
Il trattamento fiscale delle trasferte dei lavoratori dipendenti
La circolare si concentra innanzitutto sulle regole fiscali applicabili alle trasferte o missioni dei lavoratori dipendenti e ai relativi rimborsi spese.
L’obiettivo dichiarato è quello di semplificare la gestione amministrativa, senza però ridurre il presidio sui controlli fiscali.
Una prima importante novità riguarda le trasferte effettuate all’interno del territorio comunale. In questo ambito, la normativa ha eliminato il riferimento obbligatorio ai documenti rilasciati dal vettore di trasporto, aprendo la strada a modalità di prova più flessibili.
Rimborsi di viaggio e trasporto: piĂą flessibilitĂ nella documentazione
Per le trasferte o missioni svolte all’interno del comune, i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto non concorrono più alla formazione del reddito di lavoro dipendente se le spese risultano “comprovate e documentate”, anche con strumenti diversi dai tradizionali titoli di viaggio.
In pratica, non è più necessario dimostrare la spesa esclusivamente tramite documenti rilasciati dal vettore.
Rientra in questa semplificazione anche il rimborso chilometrico per l’utilizzo del mezzo privato del dipendente, calcolato secondo le tabelle ACI: tale rimborso non concorre al reddito neppure quando la trasferta avviene all’interno del territorio comunale.
Pedaggi, parcheggi e spese pregresse
Restano fuori dal reddito imponibile anche:
- i rimborsi delle spese di pedaggio, se adeguatamente documentate;
- i rimborsi delle spese di parcheggio sostenute durante la trasferta.
La disciplina chiarita dalla circolare si applica inoltre ai rimborsi erogati nel 2025, anche se riferiti a spese sostenute nel periodo d’imposta precedente, consentendo così una gestione più ordinata delle situazioni “a cavallo” tra due annualità .
La tracciabilitĂ delle spese
Un secondo profilo centrale riguarda l’introduzione di specifici obblighi di tracciabilità per alcune categorie di spese. Le modifiche apportate dalla legge n. 207/2024 e dal D.L. n. 84/2025 stabiliscono che, a partire dal 1° gennaio 2025, i rimborsi delle spese per:
- vitto;
- alloggio;
- viaggio e trasporto mediante taxi e NCC (autoservizi pubblici non di linea)
non concorrono al reddito di lavoro dipendente solo se sostenuti con strumenti di pagamento tracciabili.
L’obbligo di tracciabilità si applica sia alle trasferte effettuate all’interno del comune, sia a quelle fuori dal territorio comunale, superando così una distinzione che in passato aveva generato numerosi dubbi interpretativi.
Taxi, NCC e piattaforme di mobilitĂ
La circolare chiarisce che l’obbligo di pagamento tracciabile riguarda anche i casi in cui il servizio di trasporto sia reso tramite piattaforme di mobilità digitale.
Ciò significa che, indipendentemente dal canale utilizzato per prenotare il servizio, il rimborso resta fiscalmente neutro solo se il pagamento è avvenuto con mezzi tracciabili.
Le spese escluse dall’obbligo di tracciabilitĂ
Continuano invece a non essere soggette alla condizione di tracciabilitĂ :
- le spese di viaggio e trasporto effettuate con mezzi diversi da taxi e NCC, come autobus, treni, aerei e navi;
- i rimborsi riconosciuti sotto forma di indennitĂ chilometrica.
Per queste tipologie di costi, quindi, non è richiesto l’utilizzo obbligatorio di strumenti di pagamento tracciabili ai fini della non imponibilità del rimborso.
Indicazioni operative per aziende e lavoratori
Le indicazioni fornite dall’Agenzia delle Entrate confermano un doppio binario: da un lato, maggiore flessibilità nella documentazione per alcune spese; dall’altro, maggiore attenzione alla tracciabilità dei pagamenti per vitto, alloggio e trasporti non di linea.
Per le imprese diventa quindi essenziale aggiornare le procedure interne di gestione delle trasferte, informando correttamente i dipendenti sulle modalitĂ di pagamento ammesse, per evitare che rimborsi apparentemente corretti confluiscano nel reddito imponibile.
Grazie per l’attenzione.
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