AI Act: perché riguarda anche le PMI
L’intelligenza artificiale non è più una tecnologia utilizzata soltanto dalle grandi aziende (leggi anche Intelligenza artificiale, GDPR e AI Act: perché la qualità ha un costo).
Anche le PMI e gli studi professionali utilizzano strumenti di AI per:
- scrivere contenuti;
- rispondere ai clienti;
- analizzare documenti;
- creare immagini;
- gestire campagne marketing;
- selezionare candidature;
- supportare l’amministrazione;
- automatizzare attivitĂ ripetitive;
- elaborare previsioni;
- gestire chatbot e assistenti virtuali.
Dal 2 agosto 2026 diventano operativi nuovi obblighi di trasparenza previsti dall’AI Act.
Il tema non riguarda soltanto chi sviluppa sistemi di intelligenza artificiale. Può interessare anche chi utilizza soluzioni acquistate da fornitori esterni.
Che cosa significa trasparenza
La trasparenza richiede che l’utente sappia quando sta interagendo con un sistema di intelligenza artificiale o quando un contenuto è stato generato o modificato mediante AI, nei casi previsti dalla disciplina.
L’obiettivo è evitare che una persona venga indotta a credere che:
- un testo sia stato scritto interamente da un essere umano;
- un’immagine sia autentica;
- una comunicazione provenga direttamente da un operatore;
- una decisione sia stata adottata senza l’intervento di un sistema automatizzato;
- un contenuto sintetico rappresenti un fatto reale.
Per l’impresa questo significa adottare regole chiare, non limitarsi a utilizzare lo strumento tecnologico.
Le prime attivitĂ da svolgere
Il primo passaggio consiste nella creazione di un inventario degli strumenti di AI utilizzati.
L’impresa dovrebbe indicare:
- nome dello strumento;
- fornitore;
- reparto che lo utilizza;
- finalitĂ ;
- dati inseriti;
- dati prodotti;
- eventuale presenza di informazioni personali;
- livello di autonomia;
- controllo umano previsto;
- modalitĂ di informazione verso gli utenti.
Un inventario semplice permette di capire quali strumenti sono davvero presenti in azienda.
Spesso, infatti, i dipendenti utilizzano applicazioni online senza che la direzione ne conosca le modalitĂ di funzionamento o il trattamento dei dati.
I rischi per le imprese
L’utilizzo non governato dell’AI può generare:
- divulgazione di informazioni riservate;
- trattamento non corretto di dati personali;
- errori nei documenti;
- contenuti discriminatori;
- decisioni non verificabili;
- comunicazioni non trasparenti;
- violazioni contrattuali;
- perdita di know-how;
- affidamento eccessivo su risultati non verificati.
Un sistema di intelligenza artificiale può produrre risposte persuasive ma errate.
Per questo l’output deve essere sottoposto a controllo umano, soprattutto quando riguarda:
- contratti;
- dati contabili;
- informazioni fiscali;
- selezione del personale;
- comunicazioni ai clienti;
- valutazioni finanziarie;
- documenti destinati alla Pubblica amministrazione.
Una policy aziendale sull’intelligenza artificiale
Ogni impresa dovrebbe adottare una policy interna che stabilisca:
- quali strumenti sono autorizzati;
- quali dati non possono essere inseriti;
- quali attivitĂ possono essere automatizzate;
- quando è necessario il controllo umano;
- come devono essere indicati i contenuti generati dall’AI;
- chi è responsabile della verifica;
- come devono essere conservati i risultati;
- come segnalare eventuali errori.
La policy deve essere comprensibile e proporzionata alle dimensioni dell’impresa.
Una PMI non deve necessariamente creare un sistema complesso, ma deve definire regole applicabili nella pratica.
Formazione del personale
La corretta gestione dell’AI richiede anche formazione.
Le persone che utilizzano questi strumenti devono conoscere:
- limiti dell’intelligenza artificiale;
- rischi di inserire dati riservati;
- modalitĂ di verifica delle risposte;
- obblighi di trasparenza;
- regole sul copyright;
- gestione delle informazioni personali;
- differenza tra suggerimento automatico e decisione aziendale.
La formazione è particolarmente importante quando l’AI viene utilizzata per attività rivolte ai clienti o per processi che incidono sulle persone.
AI Act e adeguati assetti
La gestione dell’intelligenza artificiale può essere inserita negli Adeguati Assetti organizzativi e nei sistemi di controllo del rischio.
L’impresa può prevedere:
- registro degli strumenti AI;
- procedura di approvazione;
- controlli periodici;
- verifica dei fornitori;
- audit interno;
- formazione;
- gestione degli incidenti;
- conservazione della documentazione.
Il tema riguarda anche il Rating ESG, perché governance, trasparenza e uso responsabile della tecnologia possono incidere sulla valutazione complessiva dell’impresa.
Un esempio pratico
Un’azienda utilizza un chatbot per rispondere alle domande dei clienti.
Dovrebbe verificare:
- se il cliente sa di interagire con un sistema AI;
- se è possibile contattare un operatore umano;
- quali dati vengono raccolti;
- dove vengono conservate le conversazioni;
- se il chatbot può fornire informazioni fiscali o contrattuali;
- chi controlla le risposte;
- come vengono gestiti gli errori.
La trasparenza deve essere integrata nell’esperienza dell’utente, non aggiunta in modo generico a una pagina del sito.
Conclusione
L’AI Act porta l’intelligenza artificiale dentro la governance ordinaria delle imprese.
Dal 2 agosto 2026, la trasparenza, la formazione e il controllo dell’utilizzo degli strumenti AI diventano elementi sempre più importanti per imprese e professionisti.
Il primo passo è sapere quali sistemi vengono utilizzati e per quali finalità . Il secondo è stabilire regole chiare, controlli e responsabilità .
Grazie per l’attenzione.
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