Quando un’attività chiude per ferie, molti imprenditori ritengono sufficiente spegnere il registratore telematico e riaccenderlo al momento della riapertura.
È una convinzione comprensibile, ma non sempre corretta.
Il registratore telematico non è soltanto uno strumento per emettere documenti commerciali: è anche il dispositivo attraverso il quale vengono memorizzati e trasmessi all’Agenzia delle Entrate i dati dei corrispettivi giornalieri.
Per questo, anche durante un periodo di inattività, è importante gestire correttamente lo stato del dispositivo e conservare una traccia della sospensione dell’attività.
La questione riguarda negozi, pubblici esercizi, attività stagionali, strutture ricettive e tutte le imprese soggette agli obblighi di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi.
Quando è necessaria la comunicazione di “fuori servizio”
La comunicazione di messa “fuori servizio” del registratore telematico è richiesta quando il periodo di inattività dell’esercizio supera i 12 giorni.
La stessa procedura deve essere considerata anche quando, al momento della chiusura, non è possibile conoscere con certezza la durata della sospensione e si presume che possa superare tale periodo.
La comunicazione è utile perché consente di informare l’Amministrazione finanziaria dell’interruzione del flusso di dati e di motivare eventuali mancate o tardive memorizzazioni e trasmissioni dei corrispettivi.
Non risultano previste specifiche sanzioni esclusivamente per l’omessa comunicazione di “fuori servizio”; tuttavia, la procedura rappresenta un importante presidio documentale e organizzativo.
Come gestire il registratore telematico prima della chiusura
Prima di sospendere l’attività, è opportuno seguire una sequenza precisa:
- completare le vendite dell’ultima giornata di apertura;
- emettere tutti i documenti commerciali dovuti;
- effettuare la chiusura giornaliera;
- verificare che i dati siano stati trasmessi correttamente;
- controllare l’eventuale presenza di invii pendenti;
- attivare la procedura di “fuori servizio” prevista dal registratore telematico;
- conservare le ricevute e la documentazione generata dal dispositivo.
La chiusura giornaliera consente al registratore di elaborare i dati della giornata, predisporre il file riepilogativo e trasmetterlo telematicamente all’Agenzia delle Entrate.
Il decreto legislativo n. 127/2015, all’articolo 2, comma 6-ter, stabilisce che i corrispettivi elettronici devono essere trasmessi entro dodici giorni dall’effettuazione dell’operazione, fermo restando il rispetto delle scadenze relative alle liquidazioni IVA.
È quindi importante non confondere il termine di trasmissione dei dati con il momento in cui i corrispettivi devono essere considerati nella liquidazione IVA.
Il codice 608 per i periodi di inattività
Per le chiusure dell’esercizio superiori a 12 giorni, le Specifiche tecniche prevedono la comunicazione preventiva dell’evento “fuori servizio”.
La procedura viene effettuata attraverso il registratore telematico utilizzando lo specifico codice 608, riferito al periodo di inattività dell’esercizio.
In questo modo, il sistema dell’Agenzia delle Entrate può distinguere tra:
- assenza di vendite;
- chiusura programmata;
- guasto del dispositivo;
- assenza di rete;
- sospensione temporanea dell’attività.
Questa distinzione è essenziale. Un registratore semplicemente spento potrebbe infatti non fornire elementi sufficienti per spiegare l’assenza di trasmissioni, mentre la corretta impostazione dello stato del dispositivo rende più chiara la posizione dell’impresa.
Durante la chiusura deve essere effettuata una trasmissione a valore zero?
Durante i periodi di inattività il registratore telematico deve comunque gestire la segnalazione dell’assenza di corrispettivi attraverso una trasmissione a valore zero, secondo le modalità tecniche previste.
La trasmissione a valore zero comunica che, in una determinata giornata o periodo, non sono stati registrati corrispettivi.
Quando la chiusura supera i dodici giorni, la comunicazione “fuori servizio” con codice 608 consente di segnalare preventivamente l’interruzione dell’attività. Le Specifiche tecniche prevedono inoltre che il dispositivo ritorni automaticamente nello stato “in servizio” con la prima trasmissione utile dopo la riapertura.
La procedura concreta può variare in base al modello di registratore, alla versione software e alla configurazione adottata. È quindi importante verificare che l’apparecchio sia aggiornato e che la funzione sia correttamente disponibile.
Cosa fare alla riapertura
Alla ripresa dell’attività, prima di effettuare nuove vendite, occorre controllare che il registratore telematico sia operativo.
La verifica dovrebbe comprendere:
- stato del dispositivo;
- data e ora;
- collegamento alla rete;
- eventuali dati pendenti;
- corretta riattivazione;
- emissione del primo documento commerciale;
- trasmissione dei corrispettivi della prima giornata.
Il registratore torna normalmente operativo con la prima trasmissione utile. È comunque opportuno controllare l’esito dell’invio attraverso il portale “Fatture e Corrispettivi” o mediante le funzionalità disponibili sul dispositivo.
Chiusura dell’attività, guasto e assenza di rete: le differenze
Tre situazioni devono essere mantenute distinte.
Chiusura programmata
L’attività è volontariamente sospesa per ferie, chiusura stagionale o altra ragione organizzativa. In questo caso si utilizza la procedura di “fuori servizio”.
Guasto del registratore
Il dispositivo non funziona e non è in grado di memorizzare correttamente i corrispettivi. Occorre seguire la procedura di emergenza prevista e annotare i dati secondo le modalità applicabili.
Assenza di rete
Il registratore funziona e memorizza le vendite, ma non riesce a trasmettere i dati per un problema di connessione. In questo caso i dati devono essere inviati entro i termini previsti, anche utilizzando le procedure di emergenza disponibili.
Confondere queste situazioni può generare errori nella gestione dei corrispettivi e rendere più complessa la ricostruzione dell’attività in caso di controllo.
Il collegamento tra POS e registratore telematico
Dal 2026 assume particolare rilievo anche il collegamento tra registratore telematico e strumenti di pagamento elettronico.
L’Agenzia delle Entrate ha reso disponibile sul portale “Fatture e Corrispettivi” il servizio “Gestione collegamenti”, attraverso il quale l’esercente può associare la matricola del registratore telematico agli strumenti di pagamento di cui è titolare.
Prima di chiudere l’attività, è quindi opportuno verificare che:
- non vengano accettati pagamenti durante il periodo di chiusura;
- eventuali transazioni siano correttamente documentate;
- POS e registratore risultino coerenti;
- le associazioni presenti sul portale siano aggiornate.
Conclusioni
La gestione del registratore telematico durante le ferie non dovrebbe essere lasciata all’improvvisazione.
Per chiusure superiori a 12 giorni, o di durata incerta, la comunicazione di “fuori servizio” e l’utilizzo del codice 608 consentono di rappresentare correttamente la sospensione dell’attività e di motivare l’assenza del normale flusso di corrispettivi.
Grazie per l’attenzione.
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